Si l'ensemble de votre service clientèle se déroule dans vos locaux, il faut que l'adresse complète du service soit mentionnée sur le site, c-à-d, non seulement votre email et numéro de téléphone mais aussi une adresse postale au cas où le client souhaite vous renvoyer le produit ou la pièce détachée. N'oubliez pas de marquer les horaires d'ouverture de votre service clientèle. Présenter toute votre équipe du service clientèle sur le site peut-être aussi sympathique. Avec photo, c'est encore mieux. Ainsi, la voix que le client entend au téléphone devient moins anonyme et la communication souvent plus facile.

Si vous avez confié le service après-vente à des représentants externes, il est important que vous donniez à vos clients la possibilité de trouver l'adresse du représentant le plus proche. La manière la plus simple est d'utiliser un chercheur de représentant de service. L'utilisateur peut taper son code postal ou bien trouver un représentant grâce à une carte régionale. La présentation du représentant trouvé doit être faite de la même façon que votre propre service clientèle (voir ci-dessus). Il est conseillé de mettre un lien au site même du représentant s'il en a un. Il serait pratique aussi pour le client final d'avoir accès à un profil détaillé du représentant expliquant ce qu'il propose. Cela peut l'aider à trouver le représentant juste s'il a le choix entre plusieurs. Vous pouvez aussi proposer à vos représentants une page sur votre site où ils ont la possibilité de se présenter avec plus de détails.

De part notre expérience, nous vous conseillons ceci: quand vous créez le chercheur de service après-vente, ne tenez pas uniquement compte des données que vous avez. Votre base de données devrait être mise à jour au moins au début. Dans beaucoup de cas, il est probable qu'il y ait eu des changements d'adresses de vos représentants. Vous n'avez peut-être pas encore dans votre carnet d'adresses toutes les adresses email de vos représentants. Il vaut mieux d'abord leur demander de vérifier les adresses que vous avez et, en cas, de les corriger.

Si vous travaillez dans l'export ou produisez des marchandises destinées à l'étranger, n'oubliez jamais de penser sur un plan international en ce qui concerne le service après-vente. Une version multilingue de votre partie service après-vente (au moins en anglais) est une grande aide pour vos clients étrangers.

La publication en ligne de vos conditions de vente fait partie du standard minimum de service après-vente. Même si elles sont déjà incluses dans vos conditions générales, il est important de publier au moins les passages les plus importantes dans le secteur service clientèle.

Si vous avez mis en place votre propre service d'assistance relatif aux problèmes de garantie et de service après-vente, vous pouvez donner au client la possibilité de se faire rappeler. Le client remplit un formulaire en ligne et cela vous donne déjà toutes les informations sur son cas et vous laisse préparer l'appel.